Pusat Sumber Daya Pengadaan Peralatan Kantor
Mulai dari kebutuhan yang dapat diuji, lalu bandingkan penawaran pada lingkup yang sama. Halaman ini mengumpulkan template dan panduan SAM untuk menyusun brief, meminta penawaran, memeriksa vendor, menghitung biaya, dan menyiapkan penerimaan barang. Setiap template perlu disesuaikan dengan kebijakan dan kebutuhan organisasi Anda.
Pilih dokumen sesuai tahap kerja
| Tahap | Gunakan | Hasil yang perlu disiapkan |
|---|---|---|
| Menetapkan kebutuhan | Spesifikasi berbasis fungsi | Fungsi, jumlah, lokasi, batasan, dan cara uji. |
| Meminta penawaran | Template RFQ | Brief dan format jawaban yang sama untuk setiap vendor. |
| Membandingkan | Matriks tiga penawaran | Perbedaan spesifikasi, cakupan, jadwal, biaya, dan pengecualian. |
| Memeriksa dokumen | Checklist dokumen vendor | Daftar dokumen yang perlu diminta dan dikonfirmasi. |
| Menghitung total biaya | Komponen biaya pengadaan | Biaya unit, pengiriman, pemasangan, pelatihan, dan biaya berulang sesuai penawaran. |
| Menyiapkan furniture rapat | Template BOQ furniture ruang rapat | Volume dan uraian item yang dapat dicocokkan dengan penawaran. |
| Memetakan UPS | Panduan hitung kapasitas UPS | Beban watt, faktor daya, cadangan kapasitas, dan kebutuhan runtime untuk dikonfirmasi. |
Kalkulator UPS interaktif belum tersedia untuk publik. Gunakan panduan hitung di atas dan minta verifikasi kebutuhan daya serta runtime pada penawaran.
Rute cepat menurut kategori
- Ruang rapat: meja dan kursi rapat, interactive flat panel, dan sound system Jogja.
- Operasi kasir dan gudang: printer thermal POS, barcode scanner, dan mesin hitung uang.
- Kantor dan infrastruktur: kursi kantor, meja kantor untuk rapat/pelatihan, lemari arsip, dan UPS komputer/server.
Sebelum mengirim RFQ
- Samakan jumlah, lokasi, dan tenggat pada semua dokumen.
- Nyatakan apa yang harus disertakan dan apa yang boleh dikecualikan dalam penawaran.
- Tetapkan cara pemeriksaan sampel, penerimaan, dan siapa pengambil keputusan.
- Jangan mengisi harga, stok, garansi, atau cakupan layanan tanpa konfirmasi vendor.
Untuk menghindari masalah umum, baca 12 kesalahan pengadaan dalam jumlah besar.
Kirim brief untuk ditinjau
Siapkan kategori produk, jumlah, lokasi, target waktu, dan tautan atau ringkasan RFQ. Tim SAM dapat meninjau kebutuhan awal sebelum opsi produk, ketersediaan, harga, serta lingkup layanan dipastikan dalam penawaran. Jangan masukkan data rahasia ke formulir.
Untuk brief laboratorium pendidikan, gunakan spesifikasi komputer laboratorium sekolah.
Untuk kebutuhan presensi, susun skenario operasional memakai checklist mesin absensi karyawan shift.
Untuk penyimpanan barang pribadi, cocokkan jumlah pengguna lewat perbandingan loker 12 dan 16 pintu.
KONSULTASI PENGADAAN
Konsultasikan kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan Anda. Data akan masuk ke rekapan SAM sebelum percakapan dilanjutkan melalui WhatsApp.