Dokumen vendor perlu diminta berdasarkan tujuan pemeriksaan, jenis pengadaan, risiko, dan kebijakan organisasi—bukan sekadar mengumpulkan sebanyak mungkin berkas. Checklist ini membantu procurement memisahkan dokumen legal, komersial, teknis, produk, pelaksanaan, garansi, dan serah terima, lalu mencatat penerbit, ruang lingkup, masa berlaku, serta hasil verifikasinya.
Persyaratan resmi dapat berbeda antarorganisasi dan metode pengadaan. Gunakan checklist ini sebagai alat persiapan, kemudian selaraskan dengan pihak legal, keuangan, teknis, dan pejabat berwenang. Jangan menganggap dokumen yang pernah diberikan masih berlaku untuk transaksi baru.
Tentukan tujuan setiap dokumen
Sebelum meminta berkas, jawab: risiko apa yang ingin diperiksa, siapa yang memeriksa, kapan dibutuhkan, bentuk yang diterima, dan tindakan bila tidak tersedia. Satu dokumen dapat relevan untuk identitas perusahaan tetapi tidak membuktikan stok, garansi, otorisasi merek, atau status produk.
| Kelompok | Contoh tujuan pemeriksaan | Pemeriksa |
|---|---|---|
| Legal/vendor | Identitas, kegiatan usaha, kewenangan | Procurement/legal |
| Komersial | Harga, pajak, masa berlaku, pembayaran | Procurement/keuangan |
| Teknis/produk | Kesesuaian spesifikasi dan kompatibilitas | Pengguna/tim teknis |
| Pelaksanaan | Metode, jadwal, personel, akses, keselamatan | PIC proyek/sarpras |
| Garansi/dukungan | Cakupan, batas, prosedur klaim | Pengguna/procurement |
| Serah terima | Bukti jumlah, kondisi, uji, dokumen | PIC penerima |
Checklist dokumen legal dan identitas vendor
- Identitas badan usaha dan alamat sesuai kebutuhan proses.
- Nomor dan dokumen perizinan yang memang relevan.
- Data perpajakan sesuai kebijakan organisasi.
- Identitas serta kewenangan penandatangan bila diperlukan.
- Rekening atas nama yang sesuai dan diverifikasi melalui prosedur aman.
- Kontak resmi untuk penawaran, pelaksanaan, dan dukungan.
Periksa sumber, nama entitas, nomor, ruang lingkup, tanggal, dan masa berlaku. Jangan mengirim atau meminta data sensitif melalui kanal yang tidak disetujui organisasi.
Checklist dokumen komersial
- Penawaran bernomor dan bertanggal.
- Daftar item, merek/tipe bila relevan, jumlah, satuan, harga, subtotal, diskon, pajak, biaya lain, dan total.
- Masa berlaku penawaran dan asumsi harga.
- Jadwal, lokasi, titik serah, serta cakupan pengiriman/instalasi.
- Syarat pembayaran yang mengikuti persetujuan organisasi.
- Asumsi, pengecualian, alternatif, dan perubahan.
Gunakan template RFQ agar respons vendor memiliki format yang dapat dibandingkan.
Checklist dokumen teknis dan produk
- Datasheet atau spesifikasi dari sumber yang dapat diidentifikasi.
- Tabel kepatuhan terhadap spesifikasi wajib dan daftar deviasi.
- Gambar, dimensi, kebutuhan listrik/jaringan, dan kompatibilitas.
- Daftar aksesori, lisensi, komponen, dan barang yang termasuk.
- Sampel, demo, hasil uji, atau sertifikat bila relevan dan dipersyaratkan.
- Dokumen TKDN, otorisasi, atau status lain hanya bila relevan serta diverifikasi ruang lingkup dan masa berlakunya.
Materi pemasaran bukan bukti otomatis untuk setiap klaim. Cocokkan kode produk, penerbit, versi, dan konteks dokumen dengan barang yang ditawarkan.
Checklist pelaksanaan dan serah terima
- Metode pengiriman, perakitan, instalasi, konfigurasi, dan pengujian.
- Jadwal, dependensi, akses lokasi, dan PIC kedua pihak.
- Daftar prasyarat yang disediakan pembeli.
- Daftar barang/serial bila relevan, hasil pemeriksaan kondisi, dan berita acara.
- Panduan pengguna, konfigurasi, akun, lisensi, atau dokumen yang diserahkan.
- Daftar masalah terbuka, target penyelesaian, dan penanggung jawab.
Checklist garansi dan dukungan
Minta jenis garansi, periode, tanggal mulai, cakupan komponen dan pekerjaan, lokasi layanan, biaya yang tidak termasuk, syarat penggunaan, prosedur klaim, kontak, serta bukti pembelian yang harus disimpan. Istilah “garansi resmi” atau “dukungan penuh” perlu diuraikan menjadi ketentuan tertulis yang dapat diperiksa.
Log verifikasi dokumen
| Dokumen | Penerbit | Nomor/tanggal | Berlaku sampai | Ruang lingkup | Status | Pemeriksa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [nama] | Valid/perlu klarifikasi/tidak tersedia |
Simpan dokumen sesuai kebijakan akses, privasi, retensi, dan keamanan organisasi. Batasi pembagian hanya kepada pihak yang membutuhkan.
Kesalahan yang perlu dihindari
- Menyamakan dokumen legal dengan bukti kemampuan produk.
- Tidak memeriksa masa berlaku dan ruang lingkup.
- Menerima potongan gambar tanpa sumber.
- Tidak mencocokkan tipe produk pada datasheet.
- Mengumpulkan data sensitif tanpa tujuan dan kontrol akses.
- Tidak mencatat siapa yang memverifikasi.
Halaman Dokumen & Legalitas SAM dapat menjadi referensi awal untuk dokumen SAM yang dipublikasikan. Untuk meminta dokumen yang relevan dengan penawaran tertentu, gunakan halaman kontak.
Setelah dokumen tersedia, samakan lingkup dengan matriks perbandingan penawaran vendor.
Lengkapi penilaian penawaran melalui komponen biaya selain harga unit.
Untuk dokumen tahap lain, buka pusat sumber daya pengadaan.
Sesuaikan dengan risiko dan kebijakan: legal, komersial, teknis, produk, pelaksanaan, garansi, dukungan, dan serah terima.
Belum tentu. Cocokkan sumber, tipe, versi, dan ruang lingkup dengan produk yang ditawarkan serta minta klarifikasi deviasi.
Catat penerbit, nomor, tanggal, masa berlaku, ruang lingkup, sumber verifikasi, pemeriksa, dan hasilnya.
Kebutuhannya bergantung pada pengadaan dan ketentuan yang berlaku. Bila diminta, verifikasi dokumen, produk, nilai, ruang lingkup, dan masa berlaku aktual.
Ikuti kebijakan akses, keamanan, privasi, klasifikasi, retensi, dan penghapusan organisasi serta batasi akses sesuai peran.
Bedakan tersedia, valid, dan relevan
Dokumen yang tersedia belum tentu valid; dokumen valid belum tentu relevan untuk produk atau transaksi yang dinilai. Lakukan tiga pemeriksaan: berkas diterima dan dapat dibaca, statusnya diperiksa melalui sumber yang sesuai, lalu ruang lingkupnya cocok dengan vendor, produk, periode, serta kebutuhan pengadaan.
Bila verifikasi tidak dapat dilakukan, beri status “belum terverifikasi” dan tentukan keputusan yang tertahan. Jangan mengisi kekosongan dengan asumsi. Simpan pertanyaan dan jawaban klarifikasi bersama dokumen agar reviewer berikutnya memahami konteks.
Atur pembaruan dan lindungi data
Buat pengingat untuk dokumen yang memiliki masa berlaku atau dapat berubah sebelum transaksi selesai. Periksa ulang menjelang pesanan, pengiriman, atau pembayaran bila statusnya material. Hindari memakai arsip proyek lama sebagai bukti kondisi sekarang tanpa konfirmasi terbaru.
Minta hanya data yang memiliki tujuan. Tentukan kanal penerimaan, akses folder, larangan penerusan, retensi, dan penghapusan. Redaksi bagian yang tidak diperlukan dapat dipertimbangkan sesuai kebijakan. Jika ragu, konsultasikan dengan penanggung jawab legal, privasi, atau keamanan organisasi.
Gunakan struktur nama file yang konsisten: kategori dokumen, nama entitas atau produk, nomor, tanggal, dan versi. Hindari folder yang hanya berisi “dokumen terbaru” tanpa riwayat. Saat proyek ditutup, buat indeks dokumen final, lokasi penyimpanan, hak akses, tanggal review, serta pihak yang dapat menjawab bila pemeriksaan dilakukan kemudian.
Berikan akses berdasarkan peran dan lakukan pemeriksaan berkala atas tautan, izin, versi, serta dokumen yang sudah tidak berlaku.
KONSULTASI PENGADAAN
Konsultasikan kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan Anda. Data akan masuk ke rekapan SAM sebelum percakapan dilanjutkan melalui WhatsApp.
