RFQ atau request for quotation adalah dokumen permintaan penawaran yang membantu perusahaan dan instansi menjelaskan kebutuhan kepada calon penyedia. RFQ yang baik membuat penawaran lebih mudah dibandingkan karena vendor menerima konteks, jumlah, spesifikasi, lokasi, target waktu, serta format jawaban yang sama. Template berikut dapat disalin dan disesuaikan untuk pengadaan furniture, perangkat IT, multimedia, office automation, atau peralatan kantor lain.
Template ini bukan pengganti dokumen resmi, kebijakan internal, atau ketentuan pengadaan yang berlaku pada organisasi Anda. Tim procurement tetap perlu menyesuaikannya dengan nilai, risiko, sumber anggaran, proses persetujuan, dan persyaratan legal organisasi.
Mengapa RFQ perlu disusun sebelum meminta harga?
Permintaan seperti “mohon harga kursi kantor” menghasilkan jawaban yang sulit dibandingkan. Model, ukuran, material, jumlah, lokasi, pengiriman, perakitan, garansi, dan waktu dapat berbeda. RFQ mengurangi ruang asumsi dan membantu tim melihat apakah perbedaan harga berasal dari spesifikasi, cakupan, atau syarat komersial.
Jika kebutuhan masih belum jelas, mulai dari checklist pengadaan peralatan kantor dan panduan furniture berdasarkan fungsi ruang sebelum mengunci dokumen.
Template RFQ siap salin
Judul: Permintaan Penawaran [nama kategori/proyek]
Nomor/tanggal: [isi sesuai administrasi]
Organisasi/unit: [nama dan unit pemohon]
PIC: [nama, jabatan, kontak resmi]
Latar belakang: [masalah atau kebutuhan yang ingin diselesaikan]
Lokasi penggunaan: [alamat/gedung/ruang]
Target waktu: [batas penawaran dan target pengiriman/pelaksanaan]
Daftar kebutuhan: [tabel item, fungsi, spesifikasi minimum, jumlah, satuan]
Cakupan: [pengiriman, perakitan, instalasi, konfigurasi, pelatihan, dokumentasi—pilih yang benar-benar dibutuhkan]
Dokumen: [dokumen legal, teknis, produk, atau administratif yang memang dipersyaratkan]
Format harga: [harga unit, subtotal, pajak, biaya lain, total]
Garansi dan dukungan: [minta jenis, periode, batasan, prosedur klaim, dan PIC tertulis]
Asumsi/pengecualian: [vendor wajib menuliskan hal yang tidak termasuk]
Masa berlaku penawaran: [minta dinyatakan]
Format pengiriman: [email/form/sistem dan batas waktu]
Tabel kebutuhan barang
| No. | Item/fungsi | Spesifikasi minimum | Jumlah | Lokasi | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [contoh: kursi kerja staf] | [durasi, pengaturan, material, warna, batas ukuran] | [xx unit] | [ruang/gedung] | [wajib/opsional] |
| 2 | [item berikutnya] | [persyaratan berbasis fungsi] | [jumlah] | [lokasi] | [catatan] |
Format perbandingan penawaran
| Kriteria | Vendor A | Vendor B | Vendor C |
|---|---|---|---|
| Kesesuaian spesifikasi wajib | |||
| Alternatif dan deviasi | |||
| Harga dan pajak | |||
| Pengiriman/instalasi | |||
| Target waktu | |||
| Garansi dan dukungan tertulis | |||
| Dokumen | |||
| Asumsi dan pengecualian |
Cara menulis spesifikasi tanpa mengunci solusi terlalu cepat
Gunakan kebutuhan fungsional dan batas minimum yang dapat diverifikasi. Contohnya, jelaskan durasi penggunaan, kapasitas, ukuran maksimum, jenis dokumen, lingkungan, perangkat yang harus kompatibel, atau fungsi penguncian. Jika merek atau tipe tertentu memang diwajibkan, cantumkan dasar dan kebijakan yang berlaku. Bila alternatif diperbolehkan, minta vendor menyatakan perbedaan secara terbuka.
Pisahkan persyaratan menjadi wajib, disarankan, dan opsional. Penawaran yang tidak memenuhi unsur wajib harus terlihat sejak awal, sedangkan fitur opsional dapat dinilai sebagai tambahan. Cara ini lebih rapi daripada mencampurkan seluruh keinginan dalam satu uraian tanpa prioritas.
Tetapkan mekanisme klarifikasi dan perubahan
Berikan satu kanal resmi untuk pertanyaan vendor dan tetapkan batas waktu klarifikasi. Jawaban yang mengubah pemahaman kebutuhan sebaiknya dibagikan melalui mekanisme yang sama kepada peserta yang berhak menerimanya, mengikuti kebijakan organisasi. Hal ini mengurangi risiko setiap vendor memakai asumsi berbeda saat menyusun penawaran.
Jika kebutuhan berubah setelah RFQ dikirim, catat revisi, tanggal, bagian yang berubah, dan dampaknya terhadap batas pengiriman. Hindari menyampaikan perubahan material hanya melalui percakapan informal. Versi dokumen yang jelas membantu procurement, pengguna, approver, dan vendor menilai penawaran dengan basis yang sama.
Dokumen dan klaim yang perlu diverifikasi
Jangan hanya meminta daftar dokumen; tentukan tujuan verifikasinya, pihak yang memeriksa, dan kapan dokumen harus diberikan. Status TKDN, garansi, otorisasi merek, sertifikat, legalitas, atau kanal pengadaan dapat memiliki ruang lingkup dan masa berlaku tertentu. Verifikasi dokumen aktual dan jangan mengandalkan klaim umum dalam materi pemasaran. Referensi mengenai dokumen SAM tersedia di halaman Dokumen & Legalitas.
Pertanyaan klarifikasi untuk vendor
- Bagian spesifikasi mana yang dipenuhi tepat dan mana yang ditawarkan sebagai alternatif?
- Komponen apa saja yang sudah dan belum termasuk harga?
- Apa asumsi tentang lokasi, listrik, jaringan, akses, atau kesiapan ruang?
- Bagaimana jadwal, dependensi, dan prosedur bila terjadi perubahan?
- Apa ruang lingkup garansi, pengecualian, dan prosedur klaim?
- Dokumen apa yang disertakan dan bagaimana status berlakunya diverifikasi?
- Siapa PIC pelaksanaan dan dukungan setelah serah terima?
Pemeriksaan akhir sebelum RFQ dikirim
- Nama organisasi, PIC, lokasi, dan tanggal sudah benar.
- Jumlah dan satuan tidak ambigu.
- Spesifikasi wajib dapat diuji atau diperiksa.
- Alternatif dan deviasi harus dinyatakan vendor.
- Harga, pajak, biaya lain, dan total diminta dalam format seragam.
- Cakupan pengiriman, instalasi, pelatihan, dan dokumentasi jelas.
- Garansi, dukungan, asumsi, dan pengecualian diminta tertulis.
- Batas waktu serta kanal pengiriman penawaran sudah ditentukan.
- Proses internal dan ketentuan yang berlaku sudah ditinjau PIC berwenang.
Kirim brief kebutuhan kepada SAM
Anda dapat menyalin struktur di atas dan mengirimkan kategori, fungsi/ruang, jumlah, lokasi, spesifikasi atau batas anggaran, target waktu, serta PIC. Tim SAM akan meninjau kebutuhan dan menyiapkan respons sesuai informasi yang tersedia. Lihat alur solusi atau gunakan halaman kontak SAM.
RFQ adalah dokumen permintaan penawaran yang menjelaskan kebutuhan, jumlah, spesifikasi, lokasi, waktu, cakupan, dan format jawaban vendor.
RFQ memberi struktur dan kriteria yang sama kepada vendor sehingga harga, spesifikasi, cakupan, jadwal, dan syarat lebih mudah dibandingkan.
Cantumkan organisasi dan PIC, latar belakang, lokasi, item, fungsi, spesifikasi minimum, jumlah, target waktu, cakupan, format harga, dokumen, garansi, dan pengecualian.
Boleh bila kebijakan dan kebutuhan mengizinkan. RFQ harus meminta vendor menuliskan deviasi dan dampaknya agar alternatif dapat dinilai secara transparan.
Template ini hanya titik awal. Instansi harus menyesuaikannya dengan peraturan, dokumen resmi, sumber anggaran, metode, dan persetujuan yang berlaku.
Samakan spesifikasi dan cakupan, lalu bandingkan kepatuhan wajib, deviasi, harga, pajak, jadwal, pengiriman, instalasi, garansi, dokumen, asumsi, dan pengecualian.
KONSULTASI PENGADAAN
Konsultasikan kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan Anda. Data akan masuk ke rekapan SAM sebelum percakapan dilanjutkan melalui WhatsApp.
