Lemari Arsip dan Filing Cabinet Kantor
Pengadaan lemari arsip dan filing cabinet kantor dimulai dari format dokumen, cara pengambilan, volume, serta ruang penempatan. Bandingkan dimensi dan kelengkapan tertulis agar penawaran untuk rak, lemari, atau laci tidak dianggap setara hanya karena jumlah unitnya sama.
Tabel keputusan pengadaan arsip
| Kondisi arsip | Yang diperiksa | Data untuk RFQ |
|---|---|---|
| Dokumen sering diakses | Format penyimpanan, urutan, dan ruang membuka laci/pintu | Contoh map serta pola pengambilan |
| Ordner atau berkas pada rak | Dimensi bersih rak dan jarak antar tingkat | Ukuran ordner dan volume dokumen |
| Akses terbatas | Jenis penguncian dan aturan akses internal | Pengguna serta kebutuhan kunci |
| Ruang sempit | Dimensi luar, bukaan, jalur penggunaan, dan akses pengiriman | Denah, foto, pintu, serta lokasi penempatan |
Model dalam katalog SAM
Pastikan format map/ordner sesuai dengan dimensi penyimpanan yang ditawarkan. Adanya kunci tidak menjadi klaim tahan api, tahan air, atau tingkat keamanan khusus. Kapasitas beban rak dan laci harus dikonfirmasi bila menjadi syarat pengadaan.
Data yang perlu disiapkan
- Jenis dan dimensi dokumen, map, atau ordner.
- Volume saat ini, pola akses, serta perkiraan pertumbuhan yang dijelaskan sebagai asumsi.
- Dimensi ruang, posisi furniture, bukaan, dan akses pengiriman.
- Model, material, warna, kebutuhan kunci, jumlah, dan lokasi.
- Target waktu, lingkup pengiriman/perakitan, dokumen garansi, serta kriteria penerimaan.
Pertanyaan sebelum meminta penawaran
Apakah filing cabinet sama dengan lemari rak?
Tidak selalu. Periksa format penyimpanan dan cara mengakses dokumen; laci, rak, dan pintu memiliki kebutuhan ruang serta dimensi berbeda.
Apakah lemari berkunci berarti tahan api?
Tidak. Syarat tahan api memerlukan bukti khusus untuk model yang diajukan; jangan menyimpulkannya dari keberadaan kunci atau material besi.
Bagaimana menentukan jumlah unit?
Gunakan volume dan format dokumen, dimensi bersih penyimpanan, pola akses, serta ruang penempatan. Jangan memperkirakan kapasitas hanya dari dimensi luar.
Lengkapi kebutuhan arsip
Baca perbandingan filing cabinet, rak, dan loker serta perbandingan lemari arsip besi dan kayu. Sampaikan format dokumen, jumlah, lokasi, dan target waktu melalui form.
Harga, stok, spesifikasi akhir, garansi, dokumen pendukung, serta cakupan pengiriman dan konfigurasi dikonfirmasi pada penawaran. Halaman ini tidak menyatakan stok tersedia, sertifikasi, atau TKDN.
Untuk menyusun dokumen pada tahap berikutnya, gunakan pusat template dan panduan pengadaan sesuai kebutuhan organisasi.
Untuk berkas yang digunakan beberapa petugas, tetapkan akses dan peminjaman melalui pengelolaan lemari arsip untuk administrasi bersama.
Saat penerimaan unit, gunakan checklist serah terima lemari arsip untuk mencatat kunci dan kondisi sampel.
KONSULTASI PENGADAAN
Konsultasikan kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan Anda. Data akan masuk ke rekapan SAM sebelum percakapan dilanjutkan melalui WhatsApp.